Après le bureau virtuel, le digital workspace - Astelis

Après le bureau virtuel, le digital workspace

Digital Workplace

L’espace de travail numérique (Digital Workspace)

Un espace de travail numérique, plus connu sous le nom anglais de Digital Workspace est un espace dans lequel un utilisateur retrouvera l’ensemble des informations, des outils et des applications dont il a besoin pour son travail. Ces données peuvent être individuelles (compte rendu, notes, agenda…), partiellement partagées ou totalement collaboratives.

Le digital workspace est l’une des tendances actuelles et devrait poursuivre une forte progression dans les années à venir. En effet, l’avènement du cloud et des modèles de facturation à la demande sont autant d’éléments qui peuvent favoriser la mise en oeuvre d’un espace de travail numérique. En complément, les outils collaboratifs en ligne se sont fortement développés, tout comme les applications en mode SaaS, plus faciles à déployer en fonction des besoins.

Quel lien avec le bureau virtuel ?

Le bureau virtuel est une technologie permettant la dématérialisation des postes de travail en s’appuyant sur les solutions de virtualisation apparues il y a plus de 7 ans.

C’est donc un moyen d’accéder aux données et aux applications, sans devoir tout installer et tout gérer sur un poste physique portable ou non. Un bureau virtuel permettra donc d’accéder à un espace de travail numérique si l’entreprise a poussé sa réflexion jusque là.

Bien qu’il n’y ait pas de lien technologique direct entre le bureau virtuel et le digital workspace, dans les faits, les deux sont souvent associés, notamment en raison des usages qu’ils favorisent.

Quoi de plus logique en effet que d’imaginer mettre à disposition d’un utilisateur, l’intégralité de ses outils et applications numériques dans un même espace, accessible de n’importe où et n’importe quand via un bureau virtuel ?

Vous me direz qu’un portail d’entreprise de type intranet pourra rendre le même service grâce aux technologies du web et vous aurez parfaitement raison. A la différence près que toutes les applications internes de l’entreprise ne pourront peut être pas être intégrées au portail. De plus, la sécurisation d’un tel portail reste une affaire relativement complexe nécessitant de bonnes compétences et des moyens.

Sur le terrain, on constate généralement que les entreprises procèdent de la démarche inverse. En effet, le bureau virtuel présente des avantages indéniables pour les équipes IT et la solution est souvent poussée pour ses bénéfices pratiques. Comme c’est souvent le cas pour les technologies, les utilisateurs s’approprient les usages et c’est seulement dans un second temps que les réflexions sont menées sur les avantages et bénéfices concrets apportés par la solution.

Que contient un Digital workspace ?

Bien évidemment, il n’y a pas de bonne réponse à cette question puisqu’il y a autant d’espaces de travail que de catégories de collaborateurs dans chaque entreprise. Définir les contenus est donc un projet à part entière qui requiert une réflexion approfondie sur les besoins des utilisateurs et de l’entreprise.

Hélas, tout comme pour la définition en profondeur des droits des utilisateurs sur les données au sein d’une organisation, la chose peut vite devenir complexe. Sur le terrain, à moins d’être une grande entreprise ou de devoir respecter de fortes contraintes légales, la définition des espaces risque fort de se voir résumer à quelques profils génériques, ce qui en soit n’est déjà pas si mal.

D’une manière générale, un espace de travail numérique tentera de regrouper un large panel d’applications regroupées par catégories:

  • Messageries (asynchrone et instantanée)
  • Suite Bureautique
  • Outils de collaboration (partage de fichiers, écrans, vidéos)
  • CRM, ERP, BI
  • Réseaux sociaux,
  • Intranet, outils RH
  • vidéoconférence
  • Applications métier

Alors le Digital workspace, est-ce la panacée ?

Au vu des critiques et des réflexions sur le sujet, ce n’est pas encore le cas (le sera-til un jour ?). Il existe encore de nombreux freins au déploiement de masse des espaces de travail numériques. Bon nombre d’entreprises ont déjà fait le pas et ont rencontré des difficultés d’intégration des applications entre elles.

Vous l’aurez remarqué, un grand nombre d’éditeurs ont produit de gros efforts, soit pour intégrer leurs suites applicatives, soit pour rendre leurs applications plus ouvertes afin d’en faciliter l’interaction avec d’autres (on parle alors d’API). Ceci dit, même si les éditeurs prétendent le contraire, ces suites applicatives sont pour beaucoup d’entre elles une agglomération de fonctions souvent complémentaires mais rarement totalement intégrées.

Il y a, sur ce point, encore de nombreux efforts à faire pour que les éditeurs « ouvrent » totalement leurs applications et il ne s’agit pas ici de freins d’ordre technologique…

C’est l’une des principales difficultés qui limitent aujourd’hui le déploiement à grande échelle des espaces de travail numériques.

Au-delà de la compatibilité des applications entre elles, il reste le sujet très épineux de la sécurité et de l’authentification des utilisateurs. Des solutions existent pour gérer l’authentification unique des utilisateurs sur les applications (SSO ou Single Sign On). Dans ce contexte, des annuaires d’entreprise (AD, eDirectory, OpenLDAP…) ou des annuaires cloud (par exemple: Azure Active Directory de Microsoft) pourront renforcer la protection des données de l’entreprise tout en facilitant la gestion des droits d’authentification des utilisateurs.

Une PME peut-elle malgré tout se lancer dans l’aventure ?

Notre réponse est Oui ! Bien entendu, les technologies sont matures et ne représentent donc plus un souci pour être accessibles aux PME.

Nous le constatons chaque jour, la meilleure approche est bien entendu celle qui consiste à se poser les bonnes questions sur les attentes de l’entreprise pour ses utilisateurs. Il serait voué à l’échec d’aborder un tel projet par un angle technique qui omettrait de prendre en compte les usages au sein de l’organisation. En effet, même si la mise en place d’un digital workspace se fera par étapes, il ne faut pas sous estimer l’impact du changement pour les utilisateurs. Il faudra donc prévoir un accompagnement clair et concis pour qu’il soit efficace.

Vous l’aurez compris, qu’il s’agisse de déployer des bureaux virtuels ou de mettre en oeuvre des solutions complètes de digital workspace, l’approche est similaire.

Comme pour bon nombre de projets, il convient d’être attentif aux objectifs fixés, de procéder par étapes itératives et de savoir poser des jalons en fonction de l’impact du projet sur le fonctionnement de l’entreprise.

Bien que de plus en plus performantes, les technologies doivent rester des outils au service des usages car, au final, c’est l’utilisateur qui doit avoir le dernier mot !

Excellente année 2018 à tous, et à très bientôt sur le terrain.

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