Le digital Workplace, pourquoi vous devriez vous y intéresser... - Astelis

Le digital Workplace, pourquoi vous devriez vous y intéresser…

Digital Workplace

Le digital workplace, espace numérique naturel

Travailler avec des outils numériques (ordinateurs, portables, tablettes, smartphones, applications, documents…) implique de facto l’existence d’un espace de travail numérique qui vous est propre.

C’est le digital workplace. Autrement dit, c’est l’environnement de travail numérique dont vous avez besoin pour effectuer votre travail dans un cadre généralement maitrisé et sécurisé (nous sommes d’accord, votre smartphone fait partie de votre environnement de travail numérique mais au moins autant personnel que professionnel n’est-ce pas ?). Dans un précédent article, nous avions déjà décrit le contenu d’un digital workplace.

Pourquoi devez-vous vous y intéresser ?

Il existe au moins trois raisons majeures pour lesquelles tout manager (incluant les DRH, les responsables commerciaux et plus généralement tous les dirigeants) devrait s’intéresser à la manière dont son entreprise gère et propose un digital workplace à ses collaborateurs :

1/ Meilleure productivité et efficacité

Quand les utilisateurs disposent des ressources et des informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, ils sont bien plus efficaces. Les informations sont rapidement accessibles depuis n’importe où. Cela évite les erreurs ou la transmission d’informations erronées, source de perte de temps et parfois de crédibilité (comme envoyer la liste de prix obsolète à un prospect par exemple). C’est donc un bénéfice direct pour l’avancement de votre business.

D’autre part, il ne faut surtout pas négliger le confort de travail des utilisateurs. Nous ne parlerons pas ici d’ergonomie du clavier ou de la chaise de bureau bien que ce soient des points importants à considérer pour le bien être au travail. Dans le cadre du digital workplace, nous parlons plutôt de la facilité d’accès à l’information, ou qu’elle se trouve ou bien de l’ergonomie des outils qui permettent d’y accéder ou de les traiter.

En effet, être en mesure d’ouvrir un document, d’y insérer des grilles tarifaires et de l’envoyer par email ou de le partager en ligne en quelques clics requiert l’utilisation d’applications adaptées et compatibles. C’est loin d’être le cas sur le terrain et nous constatons tous les jours chez nos clients qu’il ne suffit pas de disposer de la suite Office de Microsoft pour y parvenir !

2/ Meilleure sécurité et protection des données

Votre entreprise est probablement équipée d’un pare-feu réseau voire de sondes de détection d’intrusion. Vous utilisez probablement un réseau privé virtuel pour vous connecter à vos applications et récupérer les documents sur le serveur de l’entreprise. C’est évidemment un minimum en termes de sécurité. Mais au delà de ces protections, votre entreprise gère t’elle correctement les droits des utilisateurs ? Un collaborateur qui a quitté votre entreprise ne peut-il pas toujours se connecter au réseau ou aux applications pendant quelques semaines voire plus ? Vos fichiers de données ne sont-ils accessibles que par les personnes dûment autorisées ?

La mise en oeuvre d’un digital workplace bien conçu doit vous permettre de répondre à ces questions et de satisfaire aux exigences de sécurité de vos données sensibles ou non. La gestion centralisée des droits des utilisateurs et des partages de fichiers simplifie la tâche de vos administrateurs informatiques et participe à l’amélioration de la sécurité globale.

Mais que l’on ne s’y trompe pas, les outils seuls ne peuvent assurer une sécurité optimale, il faut impérativement qu’ils soient complétés par des procédures et une organisation adaptée.

3/  Plus d’agilité et de flexibilité

Il y a quelques années, les équipes informatiques pouvaient aisément gérer l’affectation de ressources en fonction des changements internes, des nouvelles embauches ou des départs. Les effectifs étaient généralement plutôt stables et les collaborateurs principalement postés derrière un bureau fixe.

De nos jours, votre business repose sur des échanges d’informations plus rapides et des réactions parfois instantanées pour satisfaire la demande d’un contact. Le client n’attend plus et vos collaborateurs doivent être rapidement opérationnels. Il est indispensable de pouvoir leur fournir les outils dont ils ont besoin pour cela. Dans le cas contraire, il est fort probable qu’ils se débrouilleront pour les trouver sur Internet, en dehors du périmètre sécurisé de votre organisation avec toutes les conséquences que cela peut avoir…

Le digital workplace est-il réservée aux grandes entreprises ?

Notre réponse est non, de nombreuses petites entreprises peuvent bénéficier de la mise en place d’un espace de travail numérique optimisé. Vous pouvez vous référer à notre précédent article sur le sujet pour plus de détails sur les composants d’un digital workplace. Bon nombre de fonctionnalités sont très utiles aux petites entreprises (messagerie, bureau à distance, partage de fichiers en ligne…) et peuvent aisément être mises à disposition des collaborateurs postés ou nomades. De plus en plus de nos clients s’intéressent au sujet pour assurer la continuité du travail même en cas d’intempéries ou de mouvements sociaux dans les transports.

Vous en conviendrez, la mise en place d’un digital workplace présente de nombreux avantages. Comme beaucoup d’entreprises, vous disposez déjà probablement de la plupart des outils, reste à les harmoniser afin de créer un espace de travail numérique cohérent, fiable et sécurisé qui profitera à votre entreprise.

Si vous êtes convaincu, il ne vous reste qu’un clic à faire pour vous faire accompagner sur votre projet 😉

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